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【仕事効率化】分報とは? (仕事効率化・日報との違い)

 

今日は、分報について話してみたいと思います!

ところで分報ってご存知ですか?

日報や週報はご存知ですよね。

あの、仕事終わりに書かされるやつです。笑

 

嫌なイメージがありますか?

 

今回は分報をご紹介したいと思います!

なぜ紹介したいかというと、私が所属しているZ-αntiphonで実際に使ってみたところ

多くのメリットが発見されたので、今回はおすすめしたいと思いました!

 

そもそも分報って何?

what

ここでは、まず分報とは何かについて考えてみます!

分報とは、文字通り『分』単位で現状報告を行います

 

え、日報よりさらにめんどくさくない!?!?

 

ってなりますよね。。。具体的にどんな感じなのか?

 

例えば

 

A君
今、自己分析に取り組み中!
Name
いいね!
A君
やばい、ここどう分析していいかわからない!!!
Bさん
どうした!

簡単にするとこんな感じです。

もはや、会話です。

 

実際はもう少し独り言みたいな感じですが

 

 

分報は、別に今やっているタスクだけではありません

 

その日よかったこと嬉しかったことうまくいったことも呟いてOK

わかりやすくいうと、自分用Twitterです!

 

Z-αnitiphonのSlackでは、メンバー全員に自分用のチャンネルを用意して自由に呟けるようにしています。

そこでは、みんなに有益だと思う情報を発信してくれる人、今やっている勉強を発信してくれる人、困っていることに対して悩み相談をする人もいます。

 

分報は、なんでもありです。

 

これからこのタスクに取り組みます

このタスクのここで躓きました

このタスクを解決するためにこんなアクションをしました

このアクションがこんな結果になって、次にこの壁になった

 

等を片っ端から書いていきます

 

 

分報のメリットって何?

point

このメリットは大きく2つあります

 

1つ目は、

みんなが自分の作業状況をみていてくれるので

躓いたときのサポート体制が充実します

 

特に、上司に対して質問をためらう若手に関しては効果絶大です

直接質問するというハードルを下げることができます

 

また、人の中にはわかるまで考え込んでしまうタイプ

わかんなかったらすぐ諦めがつくタイプがいます

 

前者のような忍耐力を持つことはとても重要なことではありますが

かといって同じタスクを永遠にしていては先に進めませんよね

 

ここに関しては

Googleの人工知能チームの15分ルールが有名です

1. 最初の15分は自分自身で解決を試みる

2. 15分後も解決していなかったら必ず人に聞く

 

このルールの目的は自他の時間を無駄にしないことです

まず解決に挑戦しないで質問することは、その分相手の時間を奪うことになりますが

かといって自分で解決しないことには、自分の時間を失ってしまいます

 

この例からわかるように

自分の作業内容を常に報告しておくことで

時間を大切にすることができます。

 

 

2つ目は、

自分の頭の中を整理することができます。

 

分レベルで記録しているので

どこで壁に当たったかが明確になったり、

誰かに相談する時に、言葉の整理がしやすいです

 

私の場合はSlackだけではなく、Evernoteにもまとめています。

Evernoteではまとめやすい機能のほか、

検索機能もついているため、過去に躓いたところを

後から振り返るようなこともできます。

 

Evernoteの上手な利用法は後日掲載します!

 

まとめ

まとめ

いかがでしょうか?

分報は実際にやらないとイメージがつきにくいと思います。

会社やコミュニティに所属しているのであれば、提案してみてはどうでしょうか?

きっと、より活発化すると思います!

 

 

最後までお読みいただきありがとうございました!

 

 

 

 

 

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